業務フローは業務の可視化をするために作成されます。使う頻度が多い場面としては、業務改善やITシステム導入の検討時が挙げられます。
業務フローを作成することで、作業プロセスを社内外で共有しやすくなり、現状の課題や問題点に気づきやすいというメリットがあります。
また、複数の関係者が確認し認識を合わせるための資料であるため、簡潔で分かりやすい業務フローの作成が求められます。
一方で、業務フローの作成に慣れていないと、どのように作成すればいいのか分からず途方に暮れてしまうケースも多くあります。
そのようなお悩みを解消するため、この記事では業務フローを作成するための手順を解説します。
この記事のゴール
以下のような業務フローを作れるようになることを、この記事のゴールとします。
業務フローの作成手順は大きく4つに分けられます。
①業務手順分類
②担当分類
③業務手順詳細
④帳票詳細
それでは、数字に沿って具体的な作成手順を説明していきます。
①業務手順分類
細かい手順を洗い出す前に、まずは業務手順の分類を洗い出します。大きな流れに抜け漏れがあると業務フローは完成しないため、大枠の場面を書き出すことから始めます。
業務の内容によっては、パワーポイント1枚では業務フローを書き出せないこともあると思います。その際は、業務手順の分類ごとにパワーポイントを分けると、見やすい業務フローが書けます。
例
1枚目：請求書の受領
2枚目：請求書のチェック
3枚目：請求書の承認
4枚目：請求書の処理
②担当の分類
ここでは、業務に関わる全ての人を洗い出します。業務全体の可視化が目的であるため、ITシステムの導入や特定の業務の改善に無関係そうな業務であっても、記載するようにしてください。
関係者を洗い出すことで、ITシステムの導入や特定の業務の改善を行った際に、誰が影響を受けるかが一目瞭然になります。
③業務手順詳細
このタイミングで、細かい業務を洗い出します。①で洗い出した業務手順分類と時系列を意識することで、抜け漏れなく業務を洗い出すことができます。
細かい業務手順を書く際には、共通のルールがあります。特に使用頻度の高い4つのルールを以下にまとめていますので、参考にしてください。最初は慣れないかと思いますが、他の業務フローも同様に記載されているため、一度慣れてしまうと非常に見やすくなります。
④帳票記載
作業に伴って発生する書類や帳票を記載します。どの業務でどんな書類が発生して、授受されているのかが一目で分かります。
行動に伴うものであるため、行動を示す□に重ねて記載することを忘れないようにしてください。
ここまで完了したら、各□を矢印でつなぎ、体裁を整えれば完成です。
まとめ
本記事では、業務フローの作成方法を解説しました。
業務フローを作成することで、実際にはどんな業務があるのか、業務に関わっているのは誰なのかが明確になります。
業務上の課題の明確化に役立つ一方で、経験のない方が1から作成するのは骨が折れます。加えて、正しく見やすい業務フローが書けないがために、関係者との認識合わせがスムーズにいかないことも発生しえます。
そのような事態を未然に防ぐために、弊社ではITシステム導入支援も行っております。お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。
