コロナウイルスの感染拡大の影響もあり、オンライン会議ツールを使用する機会が非常に増えました。
一方で、自社にオンライン会議ツールの導入が進んでおらず、焦っている経営者の方もいらっしゃるのではないでしょうか？
この記事では、オンライン会議ツールの説明やメリットに加えて、無料で導入できるおすすめのオンライン会議ツールを紹介いたします。
オンライン会議ツールとは？
オンライン会議とは、インターネットを介して映像や音声、データをやり取りし、オンライン上で会議を行うことを指します。
そして、オンライン会議ツールとは、オンライン会議を行うための手段（≒場所）を指します。パソコンやスマートフォンを使って、オンライン会議ツールにアクセスすることで、私たちはオンライン会議を行うことができます。
他にもよく聞く言葉として、「リモート会議」、「Web会議」という言葉もあります。言葉は違えど、同じものを指していますので、ご安心ください。リモート会議も、Web会議も、オンライン会議も同じ意味で使われていると思ってください。
オンライン会議のメリット
オンライン会議を導入するメリットは、6つあります。
①事前準備（移動や場所確保）の解消
②どこからでもリアルタイムに会話できる
③プロジェクトの進行速度向上
④多様な働き方の実現
以下では、それぞれを詳しく説明いたします。
①事前準備（移動や場所確保）の解消
これまでの対面式の会議を行う場合、打ち合わせ場所への往復移動や、打ち合わせ場所の確保などの手間がかかります。また、対面で会うとなると、資料の印刷も必要になります。
一方で、オンライン会議を導入すると、上記の問題はすべて解消します。打ち合わせ場所への移動は不要ですし、打ち合わせはパソコン上で実施するため打ち合わせ場所の確保も必要ありません。資料の印刷ももちろん不要です。
オンライン会議を導入することで、時間（打ち合わせ場所への移動や場所の確保）と金（打ち合わせ場所への交通費、印刷代）の節約につながります。
具体例を考えてみましょう。
週に2回会議を実施すると仮定します。その他の条件は以下の通りです。
|
＜時間＞ ＜金＞ |
このケースの場合、
時間としては、75分 X 96回/年 = 7,200分 = 120時間
金としては、4,500円 X 96回/年 = 432,000円
が必要になります。
つまり、このケースの場合、オンライン会議を導入することによって、年間120時間と432,000円を節約することができます。
時間削減効果により従業員の業務効率も上昇するため、金銭的な価値は50万円を超すのではないでしょうか。
②どこからでもリアルタイムに会話できる
従来の対面型と異なり、オンライン会議によってどこからでもリアルタイムに会話をすることができます。職場のみならず、自宅や、近くのカフェ、レンタルスペースからでも会議を始めることができます。
加えて、オンライン会議では相手の顔を見ながら、話すことが可能です。これまでは相手が目の前にいない場合、電話やメールしか連絡手段がありませんでした。そのため、相手の表情や身振り手振りが見れませんでした。
しかし、オンライン会議では相手の顔や身振り手振りも見れるので、直接会っているかのような感覚で打ち合わせを行うことができます。
③プロジェクトの進行速度向上
見逃せないメリットとして、プロジェクトの進行が速まることが挙げられます。
これまでは、以下のようなことが原因でプロジェクトがなかなか進まないこともありました。
・メンバー全員の研修が完了しないとスタートできない
・会議に不参加のメンバーが、会議で決まった事項をすぐに把握できない（議事録待ち）
このような事態は、オンライン会議ツールの録画機能で解消できます。
研修や会議を録音し、社内の共有フォルダに置いておくことで、以下メリットがあります
・研修不参加のメンバーは録画を見ることで、速やかに研修受講を完了できる（研修のトレーナーも再度同じ内容を話す必要がない）
・議事録を待たずとも、会議に不参加のメンバーが会議で決まった事項を把握できる
プロジェクトをいち早く進めるためにも、オンライン会議ツールの録画機能は積極的に活用しましょう。
④多様な働き方の実現
リモートワークが普及している昨今、働き方にも多様性が求められています。20代の7割がリモートワークを希望しているという調査結果もあり、自社がリモートワーク可能であるかが従業員の維持や求職者を集めるための重要な要素になっていることがうかがえます。
転職が当たり前の風潮となっている昨今ですが、せっかく多大な労力をかけて育てた社員が退職してしまうのは、自社にとって大きな損益です。また、優秀な社員を獲得するためにも、門戸を大きく開く必要はあると思います。リモートワーク不可であることを理由に、自社に関心がある方の入社意欲を下げてしまうのは、非常にもったいないです。
自社の社員の質を高める、もしくは維持するためにもオンライン会議ツールの導入はほぼ必須と言えます。
無料で導入できるオンライン会議ツール比較
ここでは弊社がおすすめする、「無料で導入できるオンライン会議ツール比較」を行います。
ここでは4種類のオンライン会議ツールを紹介いたしますが、これまでの大手会社へのコンサルティング経験を通じて、大手会社も導入されていたオンライン会議ツールに絞っています。
どこの大手会社も導入しているオンライン会議ツールはほぼ同じでした。それは、そのオンライン会議ツールが非常に優れていることの裏付けと考えております。
こちらの比較表を参考のうえ、導入するオンライン会議ツールをご検討ください。
「比較表を見ても、どのオンライン会議ツールを選んでいいかわからない」、「導入したいオンライン会議ツールは決まったけど、どのように導入したらいいかわからない」という方もいらっしゃると思います。そのような方向けに、弊社ではオンライン会議ツール導入支援も行っております。お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。
| ツール名 | 最大人数 | 利用時間 | 画面共有機能 | チャット機能 | 録画機能 | 背景変更 |
| ZOOM | 100名 | 40分 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Google Meet | 50名 | 60分 | 〇 | 〇 | × | 〇 |
| Skype | 100名 | 4時間 | 〇 | 〇 | 〇 | 〇 |
| Teams | 100名 | 60分 | 〇 | 〇 | × | 〇 |
どのオンライン会議ツールも非常に使いやすいですが、弊社としては特にZOOMとSkypeをおすすめしています。理由は、無料版であっても録画機能がついているからです。
まとめ
本記事では、おすすめのオンライン会議ツールの比較を紹介しました。
弊社としては、無料で使うのであればZOOMもしくはSkypeをおすすめいたします。
しかし、「比較表を見ても、どのオンライン会議ツールを選んでいいかわからない」、「導入したいオンライン会議ツールは決まったけど、どのように導入したらいいかわからない」という方もいらっしゃると思います。そのような方向けに、弊社ではオンライン会議ツール導入支援も行っております。お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。
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